Privatlivspolitik for Activate LMS

Sidst opdateret: 12. oktober 2026

Hos ElearningSpecialist tager vi dine personoplysninger alvorligt. Vi bruger, behandler og gemmer kun dine data i det omfang, det er nødvendigt for at give dig den bedst mulige service.

Activate LMS ejes og drives af ElearningSpecialist, Testrupvej 119, 8320 Mårslet, CVR 27429386.

Hvilke oplysninger gemmer vi, og hvad bruger vi dem til?

Når du bruger Activate LMS, er det typisk, fordi din arbejdsgiver, en leverandør eller en kunde har givet dig adgang til e-læring i Activate LMS. Formålet med Activate LMS er at samle data om din brug af det materiale, du har fået stillet til rådighed.

Activate LMS gemmer tre typer data:

1. Data om din brug af læringsmaterialet

For eksempel om du er gået i gang, har gennemført, bestået eller ikke bestået. Noget læringsmateriale gemmer også dine svar på spørgsmål i materialet. Der gemmes også, hvornår du har åbnet læringsmaterialet, og hvor lang tid du har brugt.

Formålet er at kunne dokumentere, at du har gennemgået det læringsmateriale, du har fået stillet til rådighed, og eventuelt følge op, hvis du ikke har. Data kan også bruges til statistik.

2. Data om din brug af systemet

For eksempel teknisk information som den browser, du har brugt. Har du adgang til mere end at tage læringsmateriale i Activate LMS, logger systemet også det, du gør. Sletter du for eksempel en bruger, gemmes en log over hændelsen.

Formålet er a) at kunne yde support og b) at kunne dokumentere brugen af systemet, for eksempel for at undgå misbrug eller snyd.

3. Stamdata

Vi gemmer fornavn, efternavn, e-mail, brugernavn, den organisation, du er placeret i, og eventuelle læringsprofiler, du er tildelt. En læringsprofil er typisk din jobfunktion, hvis den har betydning for din brug af Activate LMS.

Formålet er at kunne sende dig information, at kunne identificere dig i relevante rapporter og i øvrigt at kunne administrere din brug af Activate LMS.

Vi deler ikke dine data med tredjepart uden dit samtykke. Vores underleverandører (se nedenfor) behandler kun data på vores vegne.

Hvem kan se dine data?

• Du selv. Når du er logget ind i Activate LMS, kan du klikke på dit navn øverst til højre og åbne din profilside. Her kan du se de data, systemet gemmer om dig, og downloade dem.
• Medarbejdere i din arbejdsgivers organisation. Det er typisk din arbejdsgiver, der bestemmer, hvem der kan se dine data. Det vil som regel være din leder og dennes leder. Dine kolleger kan IKKE se dine data. Formålet er typisk at kunne følge op med dig og trække rapporter.
• Betroet teknisk personale hos ElearningSpecialist eller vores underleverandører. De har principielt adgang til dine data, men må kun bruge den til at sikre driften af systemet og yde teknisk support.

Sletning af data

Data slettes løbende, efterhånden som det formål, de blev indsamlet til, er opfyldt.

Vi gemmer dine personoplysninger, så længe der er et aktivt kundeforhold mellem den dataansvarlige og databehandleren.

Når kundeforholdet er ophørt, gemmer vi dine personoplysninger, så længe vi er forpligtet til det efter lovgivningen (jf. forældelsesfristen). Data vurderes og slettes løbende. Beder den dataansvarlige om øjeblikkelig sletning, efterkommer vi naturligvis det.

Du kan bede om at få slettet alle dine data ved at skrive til data@elearningspecialist.com. Bemærk, at du ikke kan bruge Activate LMS, når dine data er slettet. Din arbejdsgiver vil typisk have ret til at gemme data om dig i Activate LMS som en del af din ansættelse. Beder du om at blive slettet, kontakter vi derfor din arbejdsgiver for at få bekræftet, at dine data kan slettes.

Automatisk sletning af data

For kunder med brugersynkronisering, for eksempel med Active Directory (AD), bliver brugere, der slettes i AD, først deaktiveret i Activate LMS. Det sker for at undgå fejl. Deaktiverede brugere slettes automatisk fra Activate LMS efter 31 dage.

Når en bruger slettes i Activate LMS, gemmes en log over sletningen. Det gøres for at kunne fejlsøge, hvis en bruger er blevet slettet ved en fejl. Alle logdata om slettede brugere slettes automatisk efter 31 dage.

Sikkerhed

Vi sikrer, at dine data opbevares og overføres forsvarligt. Det gør vi med både fysisk og digital sikring og med retningslinjer for vores personales adgang til dine data.

Grundprincippet i vores retningslinjer er, at kun personale, der har brug for at se dine data, kan se dem, for eksempel for at yde teknisk support. Vores personale skal desuden følge retningslinjerne for sikker brug af IT, herunder virusbeskyttelse, kryptering og sikre adgangskoder.

Driftsmiljøet overvåges teknisk hele tiden for at sikre adgangen til data.

Evaluering af sikkerhed

De tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af data, herunder datapolitikker, vurderes løbende og evalueres to gange om året, første hverdag efter 1. marts og 1. september. Evalueringen dokumenteres.

Underleverandører

AI-funktioner (Mistral AI)

AI-funktionerne er slået fra, indtil en administrator hos jeres organisation slår dem til. Er de slået til, gælder følgende:

• Hvad sendes: de tekster, en administrator beder om at få oversat (fx mailskabeloner, beskeder og kursusbeskrivelser). Bruger en administrator AI-assistenten til at stille spørgsmål, sendes spørgsmålet og de oplysninger fra Activate LMS, der skal til for at svare, fx navne på brugere, kurser og organisationer. Assistenten ser kun det, administratoren selv har adgang til.
• Hvad sendes aldrig: adgangskoder, adgangsnøgler og fulde e-mail-adresser.
• Opbevaring: Mistral AI gemmer det modtagne i op til 30 dage for at kunne opdage misbrug og sletter det derefter.
• Træning: data bruges ikke til at træne Mistral AI's modeller.
• Mærkning: tekster, der er oversat af AI, mærkes "Maskinoversat" i Activate LMS, indtil de er rettet af en person.

Spørgsmål?

Spørgsmål om data og datasikkerhed kan sendes til data@elearningspecialist.com.